従業員が立替経費精算する場合のインボイス制度の対応方法とは!?

令和5年10月1日開始予定の消費税インボイス制度の準備をしている会社も一定数いるかと思います。

そこで、最近お問い合わせがありました従業員が立替経費精算をする場合のインボイスの対応方法について、解説いたします。

Ⅰ.インボイス制度とは

インボイス制度とは、簡単に言いますと、一定の事項が記載された請求書等(=適格請求書)を保存している場合に限り、消費税の仕入税額控除が認められる新しい仕入税額控除制度となります。いわゆる買い手側では、消費税の納付税額を減らす金券制度となります。
※令和5年9月30日までは、仕入先が免税事業者であろうと、請求書などを保存することで仕入税額控除の適用が受けられます。

インボイス(=適格請求書)を発行することができる事業者は、消費税を納める事業者(=消費税課税事業者)で、適格請求書発行事業者として登録されている事業者となります。

ですので、①免税事業者や、②適格請求書発行事業者として登録していない消費税課税事業者や、③事業者でない一般消費者は、インボイスを発行することができず、から③との取引は、仕入税額控除が適用できなくなります

関連サイト
適格請求書発行事業者の登録申請書(=インボイス制度を選択するための登録申請書)とは!? | 岡松豊税理士事務所 (okamatsu-tax.com)

Ⅱ.適格請求書の記載要件

仕入税額控除を適用するためには、請求書などに下記事項をすべて記載する必要がございます。

1.適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号
→請求書を発行する会社の名称と適格事業者の証明番号となります。
2.取引年月日
3.取引内容(軽減税率の対象品目である旨)
4.税率ごとに区分して合計した対価の額(税抜き又は税込み)と適用税率
5.消費税額等(端数処理は一請求書当たり、税率ごとに1回ずつ)
→請求書は支払通知の位置づけで、月締めではなく、取引の都度、納品書を発行して、その納品書を適格請求書とする場合は、その納品書ごとに税率の端数処理をすることになります。
6.書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称
→仕入税額控除を適用する事業者の名称となります。

下記国税庁サイトより引用
0020006-027.pdf (nta.go.jp)

Ⅲ.従業員の立替経費精算の場合

従業員の立替経費精算の場合、上記Ⅱ.6書類交付を受ける事業者の名称がネックになろうかと考えられます。つまり、従業員が領収書をもらう場合の名称を自社名称ではなく、上様やブランクでもらうことが間々あるということです。その場合には、領収書では適格請求書の記載事項が不足していることになるため、社内経費精算書などで自社名宛てとわかるよう修正加筆する必要がございます。

Ⅳ.まとめ

令和5年10月1日から開始されるインボイス制度に向けて準備している事業者様がいる一方、これから準備する事業者様も多いかと思いますが、インボイスの適用要件を満たしていないと仕入税額控除が取れなくなるため、納税負担が多くなることが想定されます。ですので、早めに税理士へ相談し、準備することが必要になります。

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